接受订单

1、 操作员在接到业务员的工作流程卡后，检查上面的签名是否完整，需要同时有业务员、部门主管/市场部主管和操作部主管的签名。

2、 审核流程卡的信息资料是否齐全，包括货名、重量、体积、件数、起运港、目的港、柜型、柜量、截关时间、船公司，订舱代理资料等。

3、 检查客户的委托书，是否和业务员的订舱信息一致。不一致或有疑问的，及时提出。

4、 了解客人所需要的服务，是否需要我司拖车，报关？提单需电放还是出正本或者SEA WAY BILL，运费是

预付还是到付等。

5、 对新客户，业务员需要将完整的客户资料，公司名，地址，电话，传真，给到操作员录系统。

二、 订舱

1、 操作员根据工作表资料联系订舱公司安排订舱，订舱单上需写明所订船公司，截关船期，起运港，目的港，柜型，运价，货名和重量等基本资料；订舱通过船公司网站服务平台提交，或者通过邮件发送BOOKING给船公司。

2、 向船公司或订舱代理及时了解舱位状况，确认放舱时间，如出现爆舱或船期与工作流程卡不符之处，及时向业务员反馈。

三、 放舱

1、 拿到舱位后，及时核对S/O（舱位确认书）上的信息，船名/航次，柜型/柜量，起运港/目的港，截关时间等是否和订舱一致；如有不同之处，向船公司或订舱代理了解情况后及时向业务员反馈。

2、 如客人自安排拖车的，将S/O及早给到客人，在放S/O给客人之前，注意S/O上信息的保密性，如订舱人为同行的，在可以更改抬头的情况下，改为我司抬头名，不要将同行的信息泄露给客人，并了解客人做柜的时间。放S/O给客人时，询问客人计划装柜的日期。

四、 拖车

拖车可以分为工厂装和公共仓库装。

1、 工厂装，可分为我司为客人安排拖车或客人自拖两种。

1．1 我司安排拖车

1.1.1 和客户确认装柜的具体日期时间，地址，装货联系人，电话。

1.1.2 确认货物的重量（确保车队车辆可以承载），是否需过磅；如是小柜，确认柜子摆放的位置，是否需要摆放在车尾？如果需要安排装货的是2个小柜，问客户是否需要孖拖，特别注意不能超重，通常总货重超过30吨，不适合安排孖拖。

1.1.3 确认货物的名称，尤其是美加线和澳新线，如货物为木制品包装的，拖车时要考虑客户是否需要做实际薰蒸。美线对货重限制较严格，注意看S/O限重提示，并提醒客户。

1.1.4 确认客人的报关方式，是清关还是转关，如果是转关，确认转关地点，是否需要三对照等。

1.1.5 将S/O和派车单至少提前1-2日给到拖车行，跟踪车行打单及提柜情况，以免爆舱或码头缺柜。记住开港日期和截重日期。

1.1.6 尽早向车行取得柜号和相应司机资料，将装柜资料提前给到客户；

1.1.7 跟进客户的装货进度，以免造成拖车押夜，而产生押夜费或耽误船期。

1．2 客人是自拖车的，了解客人做柜的日期，于截关前3日到相应的码头查询客户是否有做柜，如果查不到柜号的，主动向客户了解实际情况，看是否需要帮助客户拿Latecome或是货物有问题需要延迟船期等，做好客户，船公司二者之间良好的沟通。

2、 仓库装货

2．1 了解货物入仓日期时间，是否需要我司安排拖货送到仓库？

2．2 客人自送货的，将进仓单和仓库地图给到客人，确认客人送货的日期时间，货名，重量，体积，件数，送货司机车牌和手机。

2．3 将货物进仓的详细资料和SO提前给到仓库。

2．4 货物入仓后，与仓库核对进货资料是否与客户提供的相符，如有不符，一定要和客人再次确认，客户无误后通知仓库安排做柜。如果仓库有在线查询进仓数据，及时查看，并发给客户核对。

五、 货物申报

报关所需要的资料包括：A，报关单；B，装箱单；C，发票；D，销售合同；E，报关委托书；F，货物申报要素；G, 存出仓委托书（散货报关需要）；另根据海关监管条件的不同，有些货物报关还需要报关手册，通关单，许可证，配额等。

1、 柜货申报；

1．1 客人自备报关单证的，今早要客人提交电子单证，并将报关行委托代码信息发给客户，叮嘱客户在网络上提前做好电子委托。最好留足2日以上的时间进行报关，以免碰到查柜延误时间。

1.1.1 收到客人电子报关资料后，检查单证是否齐全，数据是否相符，尽早将单证转给报关行。

1.1.2 货物做柜后，填写配舱资料给到报关行；包括我司工作单号，货物基本资料，如品名，毛重，净重，规格，S/O号，目的港，国家名，柜号，柜型，船名，航次，截关日期，出口码头，是否需退税，货物原产地，货物有无品牌，重柜纸。

1.1.3 跟进报关进度，把握好截放行条的时间；如遇到商检或海关查验，及时将查柜信息通知客户，以确认客户货物是否有无问题，报关放行后，反馈给相关业务员和客户。

1．2 客人报关单证，需委托我司报关的，向客户要到详细的货物装箱明细给到报关行，在客户无单证的情况下，要和客户严格确认货物的品牌，产地等资料。

1．3 客人自报关的，将S/O及柜号等信息发给客人，提醒客人截放行条时间，并可通过相关码头的网站或APP跟进客户的放行情况，做到心中有数。

2、 散货申报

2．1 提醒客户按流程要求，在网络平台上传提交报关单证，询问报关员报关资料有无问题。

2．2 散货原则上一天可以报出关，可在报关当天下午5点钟左右向同行或仓库报关员确认货物报关情况；

2．3 散货报完关后，向拼箱代理了解货物的装柜时间，我司货物是否已经安排入柜，避免因意外情况漏装货物。

六、 提单制作

1、 确定货已装运后，根据船司截SI的时间，尽早让客人提前提供提单资料，制作提单样本给客人核对；现因很多船司都是要求一次性的补料，提醒客人不要随意更改提单，以免产生改单费。及时将提单信息录入船公司网络数据平台。

2、 制作提单的时候，要将基本的信息资料，如船名、航次，ETD，ETA，起港，卸港等准确的录入系统。

3、 有些国家因当地海关要求，船公司对提单会有些特别要求，如需提供货物商品编码，收货人税务登记证号，提单需显示运费等，告之客人在补料时备齐这些资料。对信用证要求下的提单，了解是否需要出船证，确认船公司是否能满足船证要求；因信用证对提单的要求比较苛刻，核对提单时一定要帮助客人仔细核对！

4、 通常情况下，散货和海外代理的指定货，签发H/BL或电放H/BL给发货人，M/BL做电放或者出正本给代理。

5、 除提单外，确认客人是否还需要制作其它清关文件，如船证、产地证、保险单、薰蒸证书等。

6、 提单资料齐全后，有用到公司海外代理的，及时将S/A（发货通知）发给海外代理！

七、 费用结算

1、 根据业务员和客户确认好的费用，将账单尽早发给客户，确认客人是否需要开发票，确认开票信息，并将纸质发票或电子发送给客户；

2、 如客人是需要付款买单的，督促客人尽快支付费用；

3、 如是月结客人或可以押单的客人，取得上家代理或船司运费发票后，通知财务尽快安排付款。

4、 发票费，银行付款费用及汇率以公司财务公布为准。

八、 放货

1、 海运放货类型包括：电放，正本提单，Sea waybill；操作根据客户的实际情况来安排相应类型的放货。 特别注意放货风险，正本提单给到下订单的托运人，规避海外代理无单放货。

2、 客人做电放的，一定要在客人结清运费，提供电放保函后才能安排放货；

3、 客人做Sea waybill 的，船公司原则上是运费到账后即安排放货，不需要客人提供保函，所以做WAYBILL 时要提醒客人；一般的船司做电放都要收取电放费，如客人不需要扣货而船司又能出waybill ，或是放货给代理的情形下，选择出waybilL可以节省电放费。

4、 操作部的放货事宜由财务部控制，即操作在放货的时候要严格按照公司规定，不管客人选择出正本提单或电放或Waybill，是直接客户，FOB工厂或同行，都必须先向财务部先作放货的申请，待审核通过后才可以安排放货。

九、 提单审核

货物跟单完毕后，检查各项资料是否都已录齐，无误后将单交给操作部主管审核，操作主管要严格根据File的内容检查是否和系统录的完全一致，检查操作跟单的严谨性和细致度，以督促部门员工提高工作素质。

十、 文件归档

操作主管在审核完提单后，将文件归还至相应的操作，操作及时将文件用装订夹订好，按工作号排好顺序放至文件夹。

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